Gage d'une bonne image de qualité au sein d'une entreprise ou d'une organisation, le télé-secrétariat est désormais un enjeu stratégique. Qu'elle soit confiée à un prestataire ou effectuée en interne, une solution professionnelle dégage des avantages de taille. Ce que vous devez savoir sur le sujet. Vous pouvez faire appel à mes services quel que soit votre secteur d’activités ! Que vous soyez artisans, commerçants, professions libérales, associations, indépendants, auto-entrepreneur, agriculteurs, VRP… ; choisissez de gagner du temps et de réduire vos coûts en externalisant votre secrétariat.

Les modes de fonctionnement du télé-secrétariat

Les décideurs d'entreprises ou de collectivités ont le choix de la formule qui leur permettra d’assurer la gestion de leur télé-secrétariat : en interne ou via une société spécialisée.

En interne, il s'agit soit d'un secrétaire dédié ou d'un hôte standardiste qui aura en plus à sa charge l'accueil des visiteurs : public, clients, fournisseurs...

En externe, il est fréquent d'avoir recours au service :

Les services réalisés par les entreprises de télésecrétariat

Qu'il soit effectué en interne ou en externe, le télésecrétariat de qualité a pour finalité la bonne conduite de plusieurs tâches comme *  Courriers (saisie et/ou rédaction, Devis (saisie et suivi), Saisie et correction de manuscrits, Notice, Lecture, relecture et corrections de documents, Création entêtes pro avec logo et mentions légales, Création de devis, factures transcription PDF, Relances Impayés (courrier, e-mail, téléphone), etc..

Quid des avantages du télésecrétariat

Garant de l'image de qualité de l'entreprise, organisation ou collectivité, le télésecrétariat présente de sérieux atouts.

* Un accueil qualitatif, transmettant les valeurs positives de la structure dès le premier contact téléphonique.

* Un temps gagné pour l'ensemble des collaborateurs qui peuvent rester concentrés sur leur cœur de métier.

* Une prise en charge rapide des réalisations de devis pour l'entrepreneur lui évitant de perdre du temps et  des clients potentiels

* Une grande flexibilité : l'externalisation permet de déterminer à l'avance le budget, les heures de travail, de définir clairement les consignes d'accueil.

* Un gain d'argent : le télé-secrétariat réalisé en externe s'appuie sur des formules du type à la carte avec des tarifs clairs. L'externalisation permet de réduire les charges car le prestataire facture l'opération, pas de salaire à verser. Mais en interne également, cela représente un gain économique d'au moins 90% car en améliorant considérablement la qualité et le professionnalisme de l'accueil, le taux de satisfaction et de fidélisation des clients est amélioré.